Een nieuw ERP-systeem: 'All systems go!'

1. Waarom was het nodig om het bedrijfsproces te verbeteren?
Kees: “We hadden tot voor kort bij Van Wanrooij voor iedere bedrijfsdiscipline verschillende softwarepakketten, portalen en programma’s die we gaandeweg optimaliseerden. Door maatwerk werkten de systemen prima samen, maar we merkten dat het updaten en het bijhouden lastiger werd. Dat is niet bevorderlijk voor de stabiliteit en de continuïteit. Als je achteraf terugkijkt, zie je dat systemen onlogisch zijn doorontwikkeld. Het resultaat was dat meerdere afdelingen dubbel informatie aan het invoeren waren en dat informatie verspreid door de organisatie beschikbaar was. Dat kost tijd, is foutgevoelig en kan efficiënter. En dus werd het tijd om over te stappen naar een integrale, bedrijfsbrede softwareoplossing; een nieuw ERP-systeem.”

2. Wat draagt dit systeem bij aan de procesverbetering?
Lindsey: “Allereerst de centrale vastlegging. Voor de financiële administratie is dat echt een uitkomst. De invoer van data is geminimaliseerd. De doorlooptijd om financiële rapportages te maken is drastisch verkort en het werk kan eenvoudig worden overgenomen als iemand onverhoopt afwezig is. We zijn naar één centrale database gegaan, waarin alle informatie voorhanden is. De informatie is altijd actueel en het is minder handmatig werk. Dat is echt een enorme verbetering.”

Maike: “Voor de kopersbegeleiding betekent dit dat we slechts via één portaal met onze kopers communiceren. De keuzes die kopers maken voor hun nieuwe woning hoeven we niet meer handmatig in te voeren, maar worden direct digitaal verwerkt. Ook de facturenstroom is geautomatiseerd en digitaal inzichtelijk voor de kopers én voor onszelf. Het is enorm gestroomlijnd. Het scheelt ons veel tijd en die tijd kunnen we besteden aan wat echt leuk is; kopers begeleiden.”

3. Hoe pak je zo’n overgang naar een nieuw systeem aan?
Inge: “Allereerst hebben we na een selectieprocedure 4PS geselecteerd om het ERP-systeem in te richten naar onze wensen. Maar wat waren eigenlijk onze wensen? Daar hebben we per afdeling in werkgroepen een programma van eisen voor opgesteld. Van financiële afdeling tot uitvoering, van inkoop tot magazijn en van serviceonderhoud tot relatiebeheer. Eigenlijk alle disciplines die we in huis hebben. Alle overlappende wensen en eisen zijn geïntegreerd tot één geheel. De dinsdag was onze vaste ERP-dag en naast ons kantoor in Geffen werd een tijdelijk paviljoen opgebouwd om het hele jaar in rust aan het ERP-project te kunnen werken. Samen met een externe procesbegeleider hebben we de organisatie goed opgetuigd, structuur en regelmaat aangebracht en het resultaat is dat binnen negen maanden een nieuw ERP-systeem operationeel is.” Joep: “Het was een veelomvattend project. Het is niet alleen het optuigen van een nieuw systeem, maar we hebben het hele bedrijfsproces doorgelicht. De manier van werken en het systeem moet je vanaf het begin goed op elkaar aanpassen. Omdat we wekelijks bij elkaar zaten, konden we daar goed over doorpraten en beslissingen nemen. Dat was een intensieve operatie."

4. In welke fase zit het nieuwe systeem nu?
Kees: “Het nieuwe ERP-systeem is eind 2021 in één keer live gegaan, zonder noemenswaardige problemen. In werkgroepen zijn alle medewerkers in de tussentijd getraind. Oude systemen zijn uitgefaseerd. De belangrijkste eisen om live te gaan zijn doorgevoerd, maar je houdt altijd een lijstje met wensen over die het net niet gehaald hebben. Natuurlijk loop je na livegang altijd tegen wat punten aan die je van tevoren niet had voorzien. Die punten pakken we gefaseerd op en zo ontwikkelen we het systeem verder door.”

5. Op welk terrein is de grootste winst behaald?
Lindsey: “Ik denk toch wel voor de financiële administratie en voor de urenregistratie van het bouwplaatspersoneel. De tijd van urenbriefjes is definitief voorbij. Het is nu allemaal digitaal en voor iedereen inzichtelijk. Daar is veel winst behaald.” Maike: “Voorheen moest een project dat van projectontwikkeling naar bouw werd overgedragen opnieuw aangemaakt worden in een ander systeem. Dat soort dubbelingen zijn er nu uit. Met één druk op de knop wordt het project overgezet. De projectbeheersing is nu integraal geregeld. Alle betrokkenen kunnen in het systeem de actuele stand van zaken bekijken, zonder daar iemand voor aan de jas te trekken.”

6. Wat was de grootste uitdaging?
Joep: “Tijd was onze grootste uitdaging. Naast je eigen werk ben je toch negen maanden met dit project bezig. Dat lijkt lang, maar dat is enorm snel. We hebben het goed georganiseerd en de samenwerking verliep voorspoedig. Gaandeweg is de scope van het project zelfs uitgebreid in plaats van afgeschaald. Het project had voor iedereen prioriteit, van de directie tot de medewerkers die er nu mee werken. Het heeft de volle aandacht gekregen. Ook bij onze partner 4PS. Dat is de enige manier om zo’n groot project te laten slagen.”

Inge: “De sfeer in het projectteam was erg goed. Je trekt veel met collega’s op waar je normaal minder mee te maken hebt. Het is dus ook heel goed geweest voor de teambuilding. Je krijgt inzicht in waar andere afdelingen tegenaan lopen en je bent echt samen aan het verbeteren. Elkaar uitdagen en gewoon gaan, dat was voor het hele team een mooie ervaring. Die vaste dinsdagen, die gaan we nog missen!”